ซอฟต์แวร์ประมวลคำ

ซอฟต์แวร์ประมวลคำ

ซอฟต์แวร์ประมวลคำเป็นซอฟต์แวร์ในการนำตัวอักษรมาเรียงต่อเป็นคำ ประโยค หรือย่อหน้า คล้ายการใช้เครื่องพิมพ์ดีดพิมพ์ข้อความบนกระดาษ แต่ต่างกันที่ตัวอักษรที่ตัวอักษรที่พิมพ์หรือป้อนเข้าทางแผงแป้นอักขระจะเข้าไปเก็บอยู่ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถแก้ไขดัดแปลงได้ง่าย ภายใต้ข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ผู้ใช้สามารถกำหนดปรับแต่งรูปแบบได้ตามต้องการ เช่น การกำหนดเส้นกั้นหน้าและกั้นหลัง กั้นบนและกั้นล่าง เมื่อมีการแก้ไขจนเป็นที่พอใจแล้วสามารถสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้หลายชุดตามที่ต้องการ เอกสารที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์จะมีคุณภาพดี ไม่มีรอยเปื้อนจากการแก้ไขดัดแปลง

รูปที่ 5.7 เป็นซอฟต์แวร์ประมวลคำที่พัฒนาโดยคนไทย ชื่อโปรแกรม “ปลาดาว”

รูปที่ 5.8 เป็นซอฟต์แวร์ของบริษัทไมโครซอฟต์ซึ่งเป็นที่นิยมใช้มากในปัจจุบัน

นอกจากนี้ยังสามารถเก็บบันทึกเอกสารนั้นเป็นแฟ้มในสื่อบันทึก เช่น แผ่นบันทึก เพื่อให้พกพาติดตัวไปใช้กับเครื่องอื่น แฟ้มเอกสารที่เก็บไว้แล้วนี้สามารถเรียกมาแสดงผลบนจอภาพเพื่อทำการดัดแปลงใหม่ได้อีกด้วย
ลักษณะการใช้งานซอฟต์แวร์ประมวลคำจะเป็นการเตรียมเอกสารที่มองเห็นงานพิมพ์ไปปรากฏที่จอภาพ ถ้าพิมพ์ผิดและต้องการแก้ไขเพิ่มหรือตัดทอนที่ตำแหน่งใด จะต้องเคลื่อนย้ายตัวชี้หรือตัวกะพริบบนจอภาพไปยังตำแหน่งนั้นเพื่อทำการแก้ไข เนื่องจากสามารถแทรกหรือลบตัวอักษรหรือข้อความได้ตลอด และโปรแกรมจะคงรูปแบบให้เป็นไปตามที่กำหนดไว้ จึงทำให้ไม่เสียเวลาและสิ้นเปลืองเหมือนการพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีด ซึ่งถ้ามีข้อผิดพลาดจะต้องพิมพ์ใหม่

ซอฟต์แวร์ประมวลคำ มีคุณสมบัติเด่นกว่าการเตรียมเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดหลายประการ อาจจะสรุปได้ดังนี้
1) สามารถควบคุมสั่งจัดวางรูปแบบเอกสารได้ใหม่ตามต้องการ โดยจะพิมพ์ผลลัพธ์ออกมาตามรูปแบบที่กำหนด เช่น การกำหนดจำนวนตัวอักษรในแต่ละบรรทัด การกำหนดตำแหน่งเริ่มต้นและตำแหน่งบรรทัด เป็นต้น
2) ช่วยควบคุมให้แก้ไขดัดแปลงข้อความเป็นกลุ่ม คือ สามารถสั่งทำการลบ เคลื่อนย้าย หรือสำเนาข้อความ เป็นคำ ประโยค หรือย่อหน้า จากตำแหน่งหนึ่งไปยังตำแหน่งอื่นของเอกสารได้ง่าย
3) สามารถควบคุมการแสดงตัวอักษรของข้อความที่อาจเป็นตัวเข้ม ตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้ ที่ตำแหน่งต่าง ๆ ได้อย่างอิสระ การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์จะได้แบบของตัวอักษรที่สวยงามตามต้องการ
4) เอกสารที่จัดเตรียมไว้ สามารถทำการจัดเก็บลงในแผ่นบันทึกในรูปของแฟ้มข้อมูล และสามารถเรียกแฟ้มนั้นจากแผ่นบันทึกกลับมาลงหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อทำการแก้ไขข้อความบนจอภาพได้ทันที
5) มีคำสั่งในการเรียกค้นคำ หรือ ข้อความที่มีอยู่ในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้สามารถแก้ไขดัดแปลงได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น นอกจากการเรียกค้นแล้ว ยังสามารถสั่งให้มีการแทนที่คำหรือข้อความเดิมด้วยข้อความใหม่ได้ทันทีอย่างอัตโนมัติ เช่น การเปลี่ยนข้อความจาก “คอมพิวเตอร์” เป็น “ไมโครคอมพิวเตอร์” ในทุก ๆ แห่งที่พบในเอกสารนั้น เป็นต้น
6) มีคุณสมบัติให้สามารถทำการเชื่อมแฟ้มข้อความ ที่อาจเป็นจดหมายกับแฟ้มข้อมูลที่เป็นชื่อหรือที่อยู่บริษัท เพื่อทำการพิมพ์เอกสารลักษณะแบบเดียวกันหลายๆชุดพร้อมกัน เช่น การส่งจดหมายเชิญประชุมถึงผู้จัดการบริษัทต่าง ๆจำนวนมาก โดยเนื้อหาของข้อความในจดหมายทุกฉบับเหมือนกัน ต่างกันที่ชื่อบริษัท ซอฟต์แวร์ประมวลคำจะพิมพ์จดหมายให้เองครบทุกฉบับด้วยการเปลี่ยนแปลงชื่อบริษัทเท่านั้น

ลักษณะพิเศษที่กล่าวมาแล้วข้างต้นเป็นเกณฑ์มาตรฐานทั่วไปของซอฟต์แวร์ประมวลคำ ในปัจจุบันซอฟต์แวร์ได้มีการพัฒนาให้ทำงานได้มากขึ้น ใช้งานได้สะดวกขึ้น ซอฟต์แวร์ประมวลคำยุคใหม่ก็ได้มีการพัฒนาเพิ่มคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมาก คุณลักษณะที่เพิ่มขึ้น ได้แก่
1) การช่วยงานด้านการตรวจสอบตัวสะกด โดยเปรียบเทียบข้อมูลกับพจนานุกรมอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บในรูปของแฟ้ม ถ้ามีการสะกดผิดก็จะมีคำที่คาดว่าถูกต้องแสดงให้เลือกพิจารณานำมาแทนที่
2) การแสดงความหมายของคำต่าง ๆ ที่มีเก็บในพจนานุกรมเรียบร้อยแล้ว และการเลือกคำพ้องความหมายมาแทนที่คำเดิม
3) การสร้างข้อมูลในรูปแบบตารางได้ง่ายและสะดวก
4) การนำรูปภาพมาผสมรวมกับข้อมูลที่มีแต่ตัวอักษร โดยจะทำงานอยู่ในภาวะกราฟิก พิมพ์ได้ทั้งตัวอักษรและรูปภาพ เราสามารถเลือกชุดแบบตัวอักษรได้หลายแบบ
5) การช่วยงานด้านการตรวจสอบรูปแบบของประโยคซึ่งจะเป็นการตรวจสอบไวยากรณ์ทางภาษา และวิเคราะห์ความน่าอ่านหรือความสละสลวยของเอกสาร วิธีการของการตรวจสอบนี้จะใช้หลักวิชาทางปัญญาประดิษฐ์ว่าด้วยกฎและข้อเท็จจริงของภาษาศาสตร์ ซึ่งรูปแบบของประโยคที่โปรแกรมสามารถวิเคราะห์ได้ในปัจจุบัน จะยังอยู่ในวงจำกัดเฉพาะที่ใช้งานในวงการบริหารธุรกิจเท่านั้น

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
1. ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลลงใน สื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ สาารถค้นหาและเรียกใช้งานด้สะดวกและรวดเร็ว
2. ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการเก็บข้อมูล ได้เป็นจำนวนมาก
3.ช่วยลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่น ถ้าต้องการส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็นจำนวนมากอาจ ทำได้โดยการจัดทำจดหมายเวียน ซึ่งมีขั้นตอนการทำที่สะดวกและรวดเร็ว ซึ่งถ้าหากใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดทำมาก
4. ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์เอกสาร
5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ รูปวาด ภาพกราฟิกต่าง ๆ มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง
6. ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนพอใจ จึงจะสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้ หรือาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบอัตโนมัติ ในการตรวจสอบการสะกดคำหรือไวยากรณ์ของภาษาได้

แหล่งอ้างอิง : http://krusunanta.net/main/chapter5/chapter5-sub4
http://neung.kaengkhoi.ac.th/software/softword.html

ผู้จัดทำ : นางสาวอนุสรา สีกา 49043494345
sec.01 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ